Anlita AI-konsult: vad ni ska begära i offerten och kräva att få behålla

Innan ni anlitar en AI-konsult: bestäm vad ni köper

“AI-konsult” är en titel som täcker väldigt olika jobb. En del bygger automatiseringar åt er, en del tränar egna modeller på er data, en del skriver strategirapporter och en del arbetar med att få era befintliga team att ändra hur de jobbar. Vi har gått igenom skillnaderna, och när det lönar sig att anlita någon över huvud taget, i guiden till AI-konsulter och AI-byråer. Den här texten tar vid där den slutar: ni har bestämt er för att ta in hjälp och ska nu göra det på ett sätt som går att följa upp.

Det första beslutet är enkelt att formulera men svårt att ta. Köper ni en leverans eller köper ni förmåga? En leverans är något konsulten bygger och lämnar över: ett flöde som sorterar inkommande fakturor, en kundtjänstassistent, en rapport. Förmåga är att era egna medarbetare kan göra mer själva efteråt. De flesta bolag med 20 till 200 anställda behöver mest av det senare, men upphandlar som om de köpte det förra. Då hamnar fokus på vad konsulten ska bygga, och ingen frågar vem som ska kunna ändra det när förutsättningarna ändras om ett halvår.

Ett exempel. Ett installationsbolag i Örebro med 80 anställda vill att offerterna till kunderna ska gå snabbare. Alternativ ett är att en konsult bygger ett verktyg som fyller i offertmallen utifrån projektledarens anteckningar. Alternativ två är att projektledarna lär sig göra det själva i det AI-verktyg bolaget redan betalar för, med en gemensam instruktion som en av dem äger. Båda kan fungera. Men de ska upphandlas på helt olika sätt, och en offertförfrågan som inte säger vilket av dem ni vill ha kommer att få svar på båda.

Varför det spelar roll just i Sverige

Anthropics Economic Index matchar innehållet i anonymiserade Claude-konversationer mot olika typer av arbetsuppgifter och redovisar resultatet land för land. Sverige har ett Anthropic Usage Index på 2,98, vilket betyder att Sveriges andel av användningen är nästan tre gånger så stor som andelen av världens befolkning i arbetsför ålder skulle förutsäga. Det ger plats 22 av 121 länder.

Men fördelningen är intressantare än nivån. 38,1 % av den svenska användningen ser ut som arbete, mot 43,4 % globalt. Privat användning ligger på 45,0 % mot 40,2 % globalt. Och av de yrkeskategorier som syns i datan är ledningsuppgifter (Management) den som ligger längst under världen: 4,8 % av användningen i Sverige mot 5,9 % globalt.

För den som ska anlita en AI-konsult är slutsatsen praktisk. Tekniken är redan känd för många i ett svenskt bolag, eftersom de använder den hemma. Det som saknas är att den kommer in i arbetet, och där väger ledningens egen användning tungt. En konsult som börjar med att förklara vad en språkmodell är löser alltså sällan rätt problem. Be i stället om ett upplägg som utgår från arbetsuppgifterna och som inkluderar ledningsgruppen, något vi skrivit mer om i AI-utbildning för ledningsgruppen.

Offertförfrågan: sju saker att skriva in

En bra offertförfrågan för ett AI-uppdrag ryms på två sidor. Den behöver inte vara formell, men den ska vara konkret nog att två leverantörer som läser den förstår samma sak. De här sju punkterna gör störst skillnad.

• Vilka team och arbetsuppgifter det gäller. “Ekonomi, fyra personer: månadsbokslut, avvikelsekommentarer och leverantörsfrågor” säger mer än “hela bolaget”.
• Vilka verktyg ni redan har. Microsoft 365 med Copilot, Google Workspace, Claude eller ChatGPT. En konsult som föreslår ett helt nytt verktyg utan att förklara varför det befintliga inte räcker bör ge er en bra motivering.
• Ett före-läge. Hur lång tid tar uppgiften i dag, hur ofta görs den och hur ser kvaliteten ut? Utan ett före-läge går det inte att säga efteråt om något blev bättre.
• Vad som ska vara annorlunda efteråt. Skriv det som en mening om arbetet, till exempel “projektledarna skriver första utkastet till offerten med AI-stöd och lägger högst en kvart på att granska det”.
• Vem som äger frågan internt. Namnge personen. Om ingen finns, be leverantören beskriva hur de hjälper er att utse och lära upp en.
• Vilken data som får användas. Kunddata, personuppgifter, avtal. Har ni spelregler för AI-verktyg, bifoga dem. Saknas de, be att de ingår i uppdraget.
• Vad ni ska ha kvar. Listan i nästa avsnitt. Skriv in den redan i förfrågan, så att den blir en del av priset och inte ett tillägg i efterhand.

Be också om två saker i svaret som inte handlar om innehållet: namnen på de personer som faktiskt ska utföra arbetet, och en referens från ett bolag i ungefär er storlek som går att ringa. Den som säljer är inte alltid den som levererar, och ett samtal på tio minuter med en tidigare kund säger mer än en kundcase-sida.

Bolag inom offentlig sektor upphandlar enligt LOU och har egna regler för hur förfrågan ska se ut. Innehållet ovan gäller ändå: det är frågan om vad ni ska ha kvar som oftast saknas även i formella underlag.

Vad ni ska kräva att få behålla

Det här är den del som avgör om pengarna fortsätter att ge något efter att konsulten har gått. AI-arbete skiljer sig från mycket annat konsultarbete på en punkt: resultatet bor ofta i instruktioner, inställningar och kopplingar som är lätta att glömma bort i ett avtal, och som är svåra att återskapa om de ligger i någon annans konto.

Spelreglerna förtjänar en extra mening. Många bolag har medarbetare som redan använder privata AI-verktyg i jobbet, ofta med goda avsikter. Vi har skrivit om fenomenet i guiden om skugg-AI. En konsult som bygger något fint men lämnar frågan om vad som får läggas in i vilket verktyg obesvarad, har lämnat den svåraste delen till er. Ett bra utgångsläge finns i vår mall för en AI-policy för svenska företag.

Avtalsvillkor som skyddar er

De flesta AI-uppdrag för mindre och medelstora bolag skrivs på leverantörens standardavtal med en bilaga. Det går bra, men läs fem punkter extra noga.

Rätten till resultatet. Allt som tas fram specifikt för er, inklusive instruktioner och konfiguration, ska ni få använda, ändra och vidareutveckla fritt. Det är rimligt att konsulten behåller sina generella metoder och mallar, men då ska det stå vilka de är, så att inget ni behöver i vardagen faller under den rubriken.

Personuppgifter. Om konsulten får tillgång till personuppgifter i era system, till exempel kunddata i CRM:et, behövs ett personuppgiftsbiträdesavtal enligt GDPR. Fråga också vilka AI-tjänster konsulten själv använder i arbetet med er data och var den behandlas.

Namngivna personer. Skriv in vilka som utför arbetet och att byte kräver ert godkännande. Det är vanligt att seniora personer säljer och juniora levererar, och det är inte alltid ett problem, men ni ska veta om det i förväg.

Betalning mot milstolpar. Knyt delbetalningar till saker som går att kontrollera: att teamet har kommit igång, att en uppföljning har gjorts, att överlämningen är klar. Ett löpande upplägg utan avstämningspunkter gör det svårt att avsluta i tid om det inte fungerar.

Utbildning som underlag. EU:s AI-förordning kräver sedan februari 2025 att företag som använder AI-system ser till att personalen har tillräcklig AI-kunnighet. Kravet är allmänt formulerat och det finns ingen certifiering att bocka av, men det är klokt att be konsulten dokumentera vilken utbildning som genomförts, för vem och med vilket innehåll. Det kostar lite och ger er ett underlag om frågan kommer.

Så jämför ni offerterna

När offerterna kommer in är det lätt att jämföra det som är enklast att jämföra: summan och antalet timmar. Det säger lite om vad ni får. Gå i stället igenom svaren med de här signalerna.

Om två offerter ligger nära varandra, be om ett kort möte där leverantören visar något de byggt för ett liknande team. Det ska vara verkligt arbete, gärna med uppgifter som liknar era, inte en demo av verktyget. En redovisningsbyrå i Uppsala som ska välja mellan två leverantörer har mer nytta av att se hur en annan byrå hanterar klientfrågor i dag än av ännu en genomgång av vad AI i allmänhet kan göra.

Vanliga misstag när företag anlitar AI-konsulter

De flesta misslyckade AI-uppdrag vi ser har inte misslyckats på grund av tekniken. De har gått fel i upphandlingen, långt innan någon har öppnat ett verktyg.

Att vänta på strategin. Ledningen vill ha en färdig AI-strategi innan något händer och anlitar en konsult för att skriva den. Strategin bygger då på hur ledningen tror att verktygen fungerar, vilket ofta är en bild som är ett par år gammal. Det fungerar bättre att låta teamet se vad verktygen klarar först, och låta strategin följa. Hur en sådan strategi ser ut när den används beskriver vi i guiden till AI-strategi för företag.

Att köpa ett pilotprojekt utan ägare. En pilot på ekonomiavdelningen som går bra men som ingen äger efteråt dör när konsulten går. Bestäm ägaren innan piloten startar.

Att låta IT upphandla ensamt. IT ska vara med, eftersom åtkomst, behörigheter och integrationer är deras område. Men värdet uppstår när arbetssätt ändras i sälj, ekonomi och drift, och de avdelningarna behöver vara med och skriva förfrågan. Annars blir uppdraget en teknisk installation som ingen i verksamheten har bett om.

Att jämföra timpris. Ett lågt timpris med ett vagt uppdrag blir ofta dyrare än ett fast pris för en avgränsad leverans, eftersom timmarna fortsätter tills någon säger stopp. Be om fast pris när uppdraget går att beskriva, och jämför vad ni har kvar efteråt snarare än vad timmen kostar.

Att köpa för stort på en gång. En e-handlare i Borås behöver sällan ett årslångt transformationsprogram för att komma igång. Ett avgränsat första steg med ett eller två team, mätt mot ett före-läge, ger underlag för att avgöra om ni ska bredda. Det gör också att ni kan byta leverantör utan att förlora mycket om samarbetet inte fungerar.

De första 90 dagarna efter uppdraget

Ett AI-uppdrag är inte slut när konsulten fakturerar sista gången. Det avgörs under de följande tre månaderna, när medarbetarna försöker använda det nya arbetssättet utan stöd.

Efter 30 dagar: gå igenom före-läget ni skrev in i förfrågan. Används verktygen på de uppgifter som var tänkta? Om inte, ta reda på varför. Oftast handlar det om något konkret, en koppling som inte fungerar, en regel som är oklar eller en uppgift som visade sig vara fel vald. Det är just därför uppföljningen ska ingå i avtalet.

Efter 90 dagar: den interna ägaren redovisar för ledningen vad som har förändrats, vad som inte har det och vad nästa steg är. Det är vid det mötet ni vet om ni köpte förmåga eller bara en leverans. Har ni förmåga kan ägaren själv föreslå nästa team och nästa arbetsuppgift. Har ni bara en leverans kommer förslaget att vara att ringa konsulten igen.

Det är inget fel att anlita samma konsult igen. Men det ska vara för att ni vill ta nästa steg snabbare, inte för att ingen internt kan ändra det som byggdes förra gången. Den skillnaden avgörs till stor del av vad ni skrev i offertförfrågan, och den är värd en extra timme innan förfrågan skickas.

Vill ni läsa mer om de olika sorternas AI-konsulter, frågorna som avslöjar vem som kan leverera och när det är bättre att bygga internt, finns det i vår guide till AI-konsult och AI-byrå. Den här texten är en fördjupning av avsnittet om hur ni anlitar en.

Vill ni anlita en AI-konsult som lämnar kvar förmåga i stället för beroende? Se hur vår rådgivning går till, från första halvdagen med teamet till överlämningen.

Vanliga frågor