AI-policy

AI-policy: ert företags AI-policy på fem minuter

En bra AI-policy får plats på en sida. Den säger att företaget vill att alla använder AI, vilka verktyg som gäller i tre nivåer, vilken information som får läggas in och vem som beslutar om nya verktyg och kopplingar.

Fyll i era svar så skriver sig policyn själv. Läs och kopiera den gratis, eller ladda ner den som Word-dokument, klar att dela ut.

Skriv vår AI-policy
Generator

Svara på sex frågor, få er AI-policy

Nivå 1: era officiella AI-verktygFöretagskonton, får kopplas till era system.
Nivå 2: godkända för vissa teamFöretagskonton, tydligt användningsfall, inga kopplingar.

Vår AI-policy

Ägare: VD. Gäller alla som arbetar för vårt företag, anställda som konsulter. Ses över varje halvår.

1. Vår syn på AI

Vi vill att alla på vårt företag använder AI i jobbet. Testa, behåll det som fungerar och dela med dig till kollegorna. Policyn finns för att du ska kunna göra det tryggt: den säger vilka verktyg du använder, vilken information som får läggas in och vem du frågar när du är osäker.

2. Våra AI-verktyg, i tre nivåer

  • Nivå 1, våra officiella verktyg: Claude och Microsoft Copilot. Använd dem med ditt företagskonto. De får kopplas till våra system via godkända kopplingar.
  • Nivå 2, godkända för vissa team: ChatGPT och Cursor. Används av team med ett tydligt användningsfall som IT-ansvarig har godkänt, med företagskonto. Kopplas inte till våra system.
  • Nivå 3, allt annat: andra AI-verktyg får testas privat, för att lära sig. Aldrig med företagets information som inte är offentlig.
  • Aldrig okej: AI-anteckningsappar som spelar in möten utan att alla vet om det, webbläsartillägg som läser allt du öppnar, och företagets information i ett privat konto i något AI-verktyg.

3. Vår information, i tre nivåer

  • Öppen: det vi har publicerat eller skulle publicera utan att tveka. Text på webbplatsen, pressmeddelanden, offentliga rapporter.
  • Intern: vardaglig information som inte är hemlig men inte är till för utomstående. Rutiner, projektplaner, utkast, mötesanteckningar utan personuppgifter.
  • Konfidentiell: information som kan skada kunder, kollegor eller företaget om den kom ut. Personuppgifter, kunddata, avtal, löner, opublicerade siffror, lösenord och nycklar.

4. Vilken information som får läggas var

ÖppenInternKonfidentiell
Nivå 1JaJaJa, via godkända kopplingar och bara det uppgiften kräver
Nivå 2JaJa, med företagskontoNej
Nivå 3JaNejNej

5. Nya verktyg och kopplingar: så beslutar vi

  1. Prata med din chef om vad du vill göra och varför.
  2. Din chef tar det vidare till IT-ansvarig.
  3. IT-ansvarig kontrollerar vad verktyget eller kopplingen når, var data lagras och om vi har ett personuppgiftsbiträdesavtal, och ger besked inom 5 arbetsdagar.
  4. Det som godkänns läggs till i listorna i den här policyn.

6. Du ansvarar för det AI gör

AI skriver utkast, en människa beslutar. Läs och kontrollera allt AI har tagit fram innan det lämnar företaget eller används för ett beslut. AI fattar aldrig själv beslut om människor, som anställning, lön eller uppsägning.

7. Utbildning

Alla som använder AI på vårt företag får en introduktion till våra verktyg och till den här policyn. EU:s AI-förordning (artikel 4) kräver att företag som använder AI ser till att medarbetarna har tillräcklig kunskap för att använda den väl.

8. Sunt förnuft, och inget olagligt

Ingen policy täcker allt. Känns något fel är det troligen fel: stanna och fråga din chef eller IT-ansvarig, hellre före än efter. Använd aldrig AI till något olagligt, eller till något du inte skulle göra utan AI.

9. Vem som äger policyn

VD äger policyn och IT-ansvarig håller listorna över godkända verktyg och kopplingar. Vi ser över den varje halvår, eftersom verktygen ändras snabbt.

Det här ingår

De fem delarna i en AI-policy som faktiskt följs

1 · Vår syn

Säg att ni vill att alla använder AI

De flesta policyer börjar med vad som är förbjudet. Börja med motsatsen: företaget vill att alla testar AI, behåller det som fungerar och delar med sig, tryggt och strukturerat. Den som är osäker på vad som gäller gör ingenting, och de mest noggranna slutar först.
2 · Verktyg

Era verktyg i tre nivåer

Nivå 1 är era officiella verktyg, till exempel Claude eller Copilot, med företagskonton och kopplade till godkända system. Nivå 2 är verktyg som godkänts för ett team med ett tydligt användningsfall, till exempel ChatGPT eller Cursor, utan kopplingar. Nivå 3 är allt annat, okej att testa privat men aldrig med företagets information.
3 · Information

Er information i tre nivåer

Öppen, intern och konfidentiell, med konkreta exempel på var och en. Sedan en tabell som säger vilken information som får läggas i vilken nivå av verktyg. Det är den delen folk kommer ihåg.
4 · Beslut

Så beslutar ni om nya verktyg och kopplingar

Fråga din chef, chefen tar det till IT, IT utreder snabbt och ger besked inom ett bestämt antal dagar. Utan en kort väg hittar folk egna vägar runt policyn.
5 · Sunt förnuft

Sunt förnuft, och inget olagligt

Ingen policy täcker allt. En människa kontrollerar det AI tar fram, AI beslutar aldrig själv om människor, och känns något fel, stanna och fråga.
Matrisen

Vilken information som får läggas i vilka verktyg

ÖppenInternKonfidentiell
Nivå 1: officiella verktyg, koppladeJaJaJa, via godkända kopplingar
Nivå 2: teamverktyg, inte koppladeJaJa, företagskontoNej
Nivå 3: allt annat, privatJaNejNej

Lägg till en rad om det som aldrig är okej: AI-anteckningsappar som spelar in möten utan att alla vet om det, webbläsartillägg som läser allt man öppnar och företagets information i privata AI-konton.

Med Deployed OS

En policy på papper läses en gång

De flesta AI-policyer läses dagen de skickas ut och glöms veckan efter. Ingen slår upp ett dokument innan de ställer en fråga till ChatGPT.

Deployed OS gör er AI-policy aktiv i varje fråga teamet ställer. Reglerna följer med i varje konversation i Claude, ChatGPT och Copilot, strikta regler håller plattformen, era nivå 1-verktyg når bara de system varje grupp får använda, och varje anrop loggas.

Verktyg
Nivå 1-verktygen kopplas till era system via Deployed OS, med åtkomst per grupp.
Information
Konfidentiell information går bara via godkända kopplingar, aldrig inklistrad i ett privat konto.
Regler
Policyn blir guardrails som följer med i varje fråga, i alla AI-verktyg teamet använder.
Beslut
Nya kopplingar läggs till på ett ställe när IT säger ja, och fungerar direkt för rätt grupper.
Bevis
Varje anrop loggas, så att ni kan visa vad AI:n läste och gjorde när en kund eller revisor frågar.
Har ni redan en?

Skicka oss er nuvarande AI-policy

Klistra in den eller skicka en länk, så säger vi vad som saknas jämfört med de fem delarna ovan.

Vanliga frågor

Frågor om AI-policy

En AI-policy är ett kort internt dokument som säger hur företaget vill att medarbetarna använder AI: vilka verktyg som är godkända, vilken information som får läggas in, vem som beslutar om nya verktyg och vad som aldrig är okej. En bra policy får plats på en till två sidor.

Företagets syn på AI, godkända verktyg i nivåer, information i nivåer med en tabell över vilken information som får läggas i vilka verktyg, hur nya verktyg och kopplingar godkänns, att en människa kontrollerar det AI tar fram, utbildning och vem som äger policyn.

Genom att personuppgifter räknas som konfidentiell information och bara får läggas i verktyg där företaget har ett personuppgiftsbiträdesavtal, i praktiken nivå 1-verktygen med företagskonto. Lägg inte in mer personuppgifter än uppgiften kräver.

AI-förordningen kräver inget dokument som heter AI-policy. Sedan den 2 februari 2025 kräver artikel 4 att företag som använder AI ser till att medarbetarna har tillräcklig kunskap om det. En tydlig policy och en kort introduktion för alla är det enklaste sättet att visa det.

Ja, om policyn säger det och de använder ett företagskonto. På ChatGPT Business och Enterprise tränar OpenAI inte på er data. Risken är privata konton, där företaget saknar avtal och kontroll.

Någon i ledningen, ofta VD, med IT som håller listorna över godkända verktyg och kopplingar. Se över den varje halvår, eftersom verktygen ändras snabbt.

Gör det godkända sättet till det enklaste, och lägg reglerna där arbetet sker. Deployed OS gör AI-policyn aktiv i varje fråga: reglerna följer med i varje konversation, verktygen når bara godkända system och varje anrop loggas.

Läs också