AI-agenter för HR: skills, jobbet och agenten
Det mesta av AI inom HR sker en text i taget: en platsannons här, ett knepigt mejl där. Alla frågar på sitt sätt, och ingen har bestämt vad AI:n får se om människorna det gäller.
Det finns en bättre väg, och den är en stege med tre steg. En skill skriver ner en uppgift så som er bästa HR-partner gör den. Flera skills i rätt ordning blir ett jobb, med någon som kontrollerar varje steg. Jobbet som kör av sig självt, och stannar för en människa innan något lämnar huset, är en agent. Här är stegen för HR och rekrytering, med reglerna för personuppgifter inbyggda.
- 01
6 skills
En uppgift var, beskriven i detalj.
- 02
Kopplingar
Åtkomst till systemen uppgifterna behöver.
- 03
Ett jobb
Introduktionen av en nyanställd
- 04
En agent
Introduktionsagenten
Claude skills för hr: de 6 att skriva först
platsannonsPlatsannons
Används när: en tjänst är godkänd och platsannonsen ska skrivas eller uppdateras.
Tar tjänsten, teamet, krav och meriter, skriver annonsen i husets mall och stryker krav som tjänsten inte behöver och ord som signalerar ålder eller kön (”ung”, ”digital native”).
Resultat: En platsannons för rekryterande chef att godkänna, med kraven listade för sig.
intervjuguideIntervjuguide
Används när: intervjuer för en tjänst är bokade och panelen behöver sina frågor.
Bygger en strukturerad intervju från annonsen: samma frågor till alla kandidater, hur ett starkt svar ser ut och en bedömningsskala för varje krav.
Resultat: En intervjuguide och ett bedömningsunderlag som hela panelen använder.
kandidatsvarSvar till kandidater
Används när: en kandidat ska få en uppdatering, en intervjuinbjudan eller ett nej efter ett beslut som en människa har fattat.
Skriver utkastet utifrån beslutet och steget i processen, varmt och tydligt, och ger inga skäl som rekryteringsteamet inte har kommit överens om att ge.
Resultat: Ett utkast som rekryteraren läser och skickar.
introduktionsplanIntroduktionsplan
Används när: någon har skrivit på och har ett startdatum.
Gör om introduktionschecklistan till en plan för just den här personen: uppgifter för HR, chefen, IT och faddern, var och en med ansvarig och datum, från före första dagen till dag 30.
Resultat: En daterad plan med första veckan dag för dag.
valkomstmejlVälkomstmejl
Används när: en introduktionsplan är klar och den nyanställda ska höra av er före första dagen.
Skriver välkomstmejlet från planen: tid och plats första dagen, vem som möter upp, vad som ska tas med och hur första veckan ser ut.
Resultat: Ett utkast till välkomstmejl, redo för HR att skicka.
policysvarSvar ur personalhandboken
Används när: en medarbetare frågar om ledighet, semester, utlägg, förmåner eller en annan regel i personalhandboken.
Hittar svaret i personalhandboken och policyerna, citerar avsnittet det kommer från och säger det rakt ut när handboken inte täcker fallet.
Resultat: Ett kort svar med länk till källan, eller en notering om att HR behöver svara.
Så ser en bra skill ut
Ett exempel skrivet för den här sidan, efter Anthropics riktlinjer för hur skills skrivs. Anpassa det efter hur ert team arbetar.
---
name: introduktionsplan
description: Gör om introduktionschecklistan till en daterad plan för en nyanställd, fram till dag 30. Används när någon har skrivit på och har ett startdatum, eller när en chef frågar vad som ska hända först.
---
# Introduktionsplan
## Det du levererar
En plan, fyra avsnitt, i den här ordningen: Före första dagen, Vecka ett (dag för dag), Dag 8 till 30, Öppna frågor.
Varje uppgift har en ansvarig (HR, chef, IT eller fadder) och ett datum.
## Steg
1. Läs formuläret för nyanställda: namn, roll, team, chef, startdatum, arbetsort, utrustning.
2. Läs introduktionschecklistan och teamets egna sidor. Lägg inte till uppgifter som inte står där.
3. Räkna alla datum från startdatumet. Räkna arbetsdagar och hoppa över helgdagar.
4. Före första dagen: avtal påskrivet, konton och utrustning klara, fadder utsedd, välkomstmejl skickat.
5. Vecka ett: en rad per dag, med varje möte och vem som håller i det. Håll första dagen lätt.
6. Dag 8 till 30: det checklistan sätter för första månaden, till exempel första avstämningen med chefen och uppföljningen dag 30.
7. Lägg allt formuläret inte svarade på under Öppna frågor, med vem som ska svara.
## Regler
- Gissa aldrig ett datum, en chef eller en fadder. Saknas något, skriv "Inte satt" och lägg det under Öppna frågor.
- Personuppgifter: använd bara namn, roll, team, chef, startdatum och arbetsort. Fråga aldrig efter och skriv aldrig ner personnummer, bankuppgifter, hälsouppgifter, allergier, fackmedlemskap eller familjeförhållanden. Står något av det i formuläret, lämna det utanför och säg till HR.
- Har den nyanställda bett om anpassningar, skriv bara "Anpassningar: HR stämmer av med den nyanställda".
- Planen går till HR, inte till den nyanställda. HR bestämmer vad som delas.
## Exempel
Ny kundansvarig, Sälj, Acme AB, börjar 9 juni.
- 4 juni, IT: dator och konton klara.
- 9 juni: 09.00 välkommen med HR, 10.30 fika med faddern, 13.00 genomgång av CRM med chefen.
- 9 juli, chef: uppföljning dag 30.
- Öppna frågor: fadder inte utsedd (chefen svarar senast 2 juni).
- Beskrivningen nämner tillfällena
- Claude läser bara namnet och beskrivningen tills en uppgift matchar. Den här nämner de två tillfällen HR faktiskt möter: ett påskrivet avtal med startdatum, och en chef som undrar vad som ska hända först.
- En lista över det som ska lämnas utanför
- Reglerna räknar upp de personuppgifter skillen aldrig får skriva ner. ”Var försiktig med personuppgifter” ändrar ingenting, en lista gör det.
- Luckor blir öppna frågor
- En fadder eller en starttid som saknas hamnar under Öppna frågor med ett namn bredvid. Planen fyller aldrig en lucka med en gissning, så HR ser exakt vad som ska jagas.
Från skills till jobb: Introduktionen av en nyanställd
I dag bygger HR samma plan för varje nyanställd från en gammal checklista, och något glöms alltid: datorn, faddern, första avstämningen. Med skills har en HR-partner planen, välkomstmejlet och första veckan klara på under en timme, i Claude eller ChatGPT.
- 01Ge AI:n formuläret för nyanställda och introduktionschecklistan.
- 02Kör introduktionsplan för att få uppgifter, ansvariga och datum fram till dag 30.
- 03Kör valkomstmejl på planen.
- 04Läs båda och lägg till det bara du vet, som vem faddern är och vad teamet är mitt i.
- 05Skicka mejlet själv, boka första veckans möten och ge chefen sina uppgifter.
Från jobb till agent: Introduktionsagenten
En chef fyller i formuläret för nyanställda i Typeform.
- 01Läser nya svar i formuläret för nyanställda: namn, roll, startdatum, chef, team och utrustning. via Typeform MCP
- 02Läser introduktionschecklistan och teamets sidor i personalhandboken. via Notion MCP
- 03Kör introduktionsplan och sedan valkomstmejl på planen.
- 04Skapar den nyanställdas introduktionssida under sidan HR har pekat ut. via Notion MCP
- 05Skapar välkomstmejlet som utkast i HR-partnerns mapp Utkast. Agenten skickar det aldrig. via Gmail MCP
- 06Skriver i HR-kanalen att planen och utkastet väntar på granskning, med startdatum och chef. via Slack MCP
HR-partnern läser planen och välkomstmejlet, rättar det som är fel, skickar mejlet och delar sidan med chefen. Ingenting når den nyanställda innan dess.
En färdig introduktionsplan, ett välkomstmejl i Utkast och en tydlig lista över vem som gör vad, inom en arbetsdag från att formuläret kommer in.
I Claude gör ni det till en schemalagd uppgift: beskriv jobbet en gång, välj intervall (varje morgon passar här), så körs det med era skills och kopplingar även när datorn är stängd. Uppgiften letar efter nya formulär enligt schemat, den reagerar inte i samma stund som ett formulär skickas. Schemalagda uppgifter finns på alla betalda Claude-planer. I ChatGPT Work gör en schemalagd uppgift samma sak med samma intervall.
Med Deployed OS ligger HR:s skills på ett ställe och en uppdatering når alla samma dag, i Claude, ChatGPT och Copilot. Var och en loggar in med sitt eget konto, så AI:n ser bara det personen får se. Admin bestämmer vilka grupper som får låta AI:n skriva i Notion, Gmail eller Slack, varje anrop loggas och ni väljer var datan lagras, ner till stad.
Där det brukar gå fel
- Att låta AI:n besluta om kandidater
- Låt ingen agent sålla bort eller rangordna människor på egen hand. En människa fattar varje beslut om en kandidat, AI:n skriver intervjuguiden före och svaret efter.
- Personuppgifter i skillen
- En skill delas och återanvänds. Håll namn, löner, hälsouppgifter och anteckningar om enskilda utanför den: reglerna hör hemma i skillen, personens uppgifter i uppgiften.
- Ett formulär som frågar för mycket
- Frågar formuläret för nyanställda efter personnummer, bankuppgifter eller allergier ser varje agent som läser det dem också. Fråga bara efter det introduktionen behöver och ha resten i HR-systemet.
- Svar utan källa
- Ett policysvar utan avsnittet det bygger på är en gissning med HR:s namn på. Låt skillen citera källan och lämna över till HR när handboken inte säger något.
AI-agenter för hr: vanliga frågor
Det återkommande arbetet med fasta steg: platsannonser, intervjuguider, introduktionsplaner, välkomstmejl, svar ur personalhandboken. Den förbereder materialet i samma ordning varje gång. En människa fattar varje beslut om människor och skickar allt som går ut.
Börja med introduktionsplan eller intervjuguide: ni använder dem vid varje anställning, och de innehåller lite personuppgifter. Använd skillen för hand på de närmaste anställningarna, rätta det den gör fel och bygg agenten först när ni litar på resultatet.
Den kan förbereda dem, inte skicka dem. I Gmail och Outlook skapar den utkast som aldrig skickas. I Google Kalender kan den skapa händelser utan att inbjudningar går ut, och i Calendly skapar den en bokningslänk för en enda bokning som en människa delar. I Notion kan den skapa en sida, och i Slack eller Teams kan den lägga ett meddelande. Typeform, Confluence, Google Drive och SharePoint kan den bara läsa. Vi rekommenderar att en människa skickar varje meddelande till en kandidat eller nyanställd.
Båda går. En skill är vanlig text, och via Deployed OS fungerar samma skills och kopplingar i Claude, ChatGPT och Copilot. Välj den assistent HR redan använder.
Håll tre regler. Lägg inga hälsouppgifter, personnummer eller löner i en skill, och låt inte AI:n läsa dem om uppgiften inte kräver det. Låt ingen agent fatta beslut om en människa på egen hand, till exempel att avvisa en kandidat. Be bara om de uppgifter jobbet behöver. Med Deployed OS loggar var och en in med sitt eget konto, så AI:n ser bara det personen får se, varje anrop loggas och ni väljer var datan lagras, ner till stad. Deployed är ett EU-bolag och följer GDPR fullt ut. Det här är inte juridisk rådgivning: stäm av ert upplägg med ert dataskyddsombud.
Det beror på hur stort teamet är. Hör av er så går vi igenom det.
Börja med ett jobb.
Berätta vilken uppgift som äter teamets vecka. Vi visar vilka skills som gör den och vilken agent som kan köra den.
